Hoe schrijf je een klachtenbrief?

Schrijven van een klachtenbrief

• Geef in de eerste paar zinnen aan waar je klacht over gaat.
• Blijf zakelijk en concreet.
• Vraag om een schriftelijke reactie binnen een redelijke termijn van maximaal zes weken.
• Vergeet niet de datum en je adres, telefoonnummer (s) en e-mailadres te melden.

Zorg dat alle belangrijke zaken in de brief staan:

• Geef kort, maar precies aan waar de brief over gaat.
• Omschrijf uw klacht of uw mening over het conflict.
• Maak duidelijk wat u eist van de ander en binnen hoeveel tijd.
• Voeg bewijzen toe als u die heeft.
• Reageert de ander niet?

Hoe schrijf je een klacht?

1. Formuleer de klacht. Over het algemeen is een klachtenbrief schrijven niet moeilijk, zolang je de aard van de klacht goed kunt weergeven.
2. Maak een overzicht.
3. Denk na over je doel.
4. Stel je brief op.
5. Adresseer je brief.
6. Geef het onderwerp van je brief aan.
7. Schrijf een aanhef.
8. Schrijf de eerste alinea.

Hoe moet je een klacht behandelen?

Omgaan met klachten: 9 tips

1. Laat de klager uitrazen. Onderbreek niet, kijk niet boos en veroordeel niet, hoe onterecht en beledigend een klacht soms ook is.
2. Zeg sorry.
3. Stel zinvolle vragen.
4. Wees eerlijk.
5. Toon empathie.
6. Stuur klagers niet door.
7. Bundel de krachten.
8. Blijf rustig.

Wat moet er allemaal in een klachtenbrief staan?

Schrijven van een klachtenbrief

1. Geef in de eerste paar zinnen aan waar je klacht over gaat.
2. Blijf zakelijk en concreet.
3. Vraag om een schriftelijke reactie binnen een redelijke termijn van maximaal zes weken.
4. Vergeet niet de datum en je adres, telefoonnummer (s) en e-mailadres te melden.

Stuur je klacht bij voorkeur per aangetekend schrijven, zodat je bij een eventuele rechtszaak de nodige bewijzen bezit.

1. Sla de juiste toon aan.
2. Zoek het juiste aanspreekpunt binnen de organisatie.
3. Treed niet te zeer in detail.
4. Ontsteek niet in woede.
5. Vraag concreet om een tegenprestatie.
6. Dreigen is uit den boze.

Wat is een tuchtraad?

De Tuchtraad beoordeelt of een klacht gegrond is of niet. Als een klacht gegrond is, kan de Tuchtraad sancties opleggen. Sancties variëren van een waarschuwing tot een berisping en het met naam en toenaam bekendmaken van de uitspraak.

Hoe sluit je een klacht mail af?

Sluit af. Schrijf het slot. Nadat je de klacht overzichtelijk hebt uiteengezet, geef je in het slot duidelijk weer wat je verwacht van de geadresseerde. Na de afsluiting onderteken je de brief met bijvoorbeeld: Hoogachtend, (je naam en handtekening).

Hoe schrijf je een reactie op een klacht?

Reageren op klachten: in 5 stappen naar een oplossing

1. Reageer zo snel mogelijk. Al zijn klachten doorgaans niet in een vingerknip opgelost, je klant verwacht wel snel een reactie, liefst zelfs binnen het uur.
2. Luister en erken het probleem.
3. Verzamel alle details.
4. Reik een oplossing aan.
5. Blijf verder opvolgen.

Hoe reageren op een klachtenbrief?

uw klacht naar tevredenheid is opgelost. Geachte heer Ras, Hierbij bevestigen wij de ontvangst van uw reactie betreffende de levertijd van uw artikelen. Klaag BV hecht veel waarde aan de mening van onze klanten en wij stellen uw reactie dan ook erg op prijs.